Система управления комплексной проверкой цепочки поставок

Политика по ответственному выбору поставщиков

В 2021 году в Компании были приняты корпоративные документы, описывающие основные принципы выстраивания ответственной цепочки поставок:

• Политика ПАО «ГМК «Норильский никель» по ответственному выбору поставщиков (далее — Политика), закрепляющая подход «Норникеля» к вопросам охраны окружающей среды, социальной ответственности и корпоративного управления на протяжении всей цепочки поставок;
• Кодекс корпоративного поведения поставщика ПАО «ГМК «Норильский никель» (далее — Кодекс), обязывающий поставщиков Компании применять процедуры по ответственному выбору поставщиков, следуя целям по устойчивому развитию «Норникеля».

Политика призвана обеспечить соответствие поставщиков сырья, товаров, работ и услуг критериям устойчивого развития Компании. Политика устанавливает принципы управления ответственной цепочкой поставок «Норникеля», которые распространяются как на саму Группу, так и на ее контрагентов. В случае если требования Политики не исполняются поставщиком в полной мере, Компания идентифицирует риски в цепочке поставок Подробнее о рисках читайте в разделе «Выявление и оценка рисков в цепочке поставок» и, если после проведения корректирующих мероприятий риск остается неустраненным, взаимоотношения с данным поставщиком могут быть пересмотрены.

Политика утверждена Советом директоров Компании, который контролирует выполнение Политики на уровне Главного офиса Компании и дивизионов.

Политика доведена до сведения всех заинтересованных сторон (поставщиков, клиентов, сотрудников и т. д.) и опубликована на сайте Компании на русском и английском языках.

Вместе с Политикой был утвержден Кодекс, который описывает перечень требований к контрагентам по ведению своей деятельности в соответствии с принципами устойчивого развития. В рамках комплексной проверки поставщиков Компания оценивает степень зрелости практик своих поставщиков минерального сырья на предмет соответствия Кодексу.

В 2021 году «Норникель» разработал дорожную карту по внедрению Кодекса в деятельность Компании. К окончанию 2022 года все основные мероприятия дорожной карты, запланированные на данный отчетный период, были выполнены.

Структура управления и ответственные лица

В соответствии с рекомендациями Руководящих принципов ОЭСР Компания создала структуру управления комплексной проверкой цепочки поставок минерального сырья в Группе.

На уровне Главного офиса управлением занимается Департамент устойчивого развития, в ответственность которого входит разработка и согласование регламентирующих взаимодействие с поставщиками Имеются ввиду документы, регламентирующие взаимодействие с поставщиками минерального сырья в рамках комплексной проверки поставщиков. документов. Специалисты данного департамента также оказывают необходимую методологическую поддержку дивизионам по реализации Системы проверки ЦП.

На уровне дивизионов управлением занимаются подразделения, ответственные за устойчивое развитие. Также в реализации Системы проверки ЦП на разных этапах участвуют департаменты Главного офиса и дивизионов, ответственные за производство и безопасность, а также Служба риск-менеджмента, правовые подразделения и департаменты корпоративных отношений, маркетинга и общественных связей.

На основе Системы проверки ЦП для предприятий Заполярного филиала, Кольской ГМК и Быстринского ГОКа были разработаны внутренние стандарты по ответственному выбору поставщиков (далее — стандарт). Каждый стандарт учитывает особенности дивизиона и регламентирует процесс взаимодействия организационных структур между собой, а также определяет ответственных лиц и их обязанности.

В ключевые обязанности специалистов структур управления Системой проверки ЦП входят:

• разработка, согласование и представление на утверждение изменений в Политике, Кодексе и других нормативно-методических документах в рамках Системы, включая ее инструменты;
• организация и координация реализации, а также мониторинг и оценка эффективности элементов Системы;
• ознакомление сотрудников, деятельность которых связана с поставками минерального сырья, с требованиями корпоративных документов по ответственной цепочке поставок и положениями внутреннего стандарта;
• информирование поставщиков минерального сырья о требованиях, изложенных в Кодексе, а также проведение консультаций при необходимости;
• выявление и оценка рисков в цепочке поставок, комплексная проверка поставщиков минерального сырья в соответствии со стандартами Системы проверки ЦП дивизионов;
• составление плана управления подтвержденными рисками совместно с поставщиком и осуществление контроля за реализацией плана;
• формирование отчетности: внутренней о проведенных комплексных проверках цепочек поставок минерального сырья для руководства, включая результаты оценки и управления рисками, а также подготовка публичной годовой отчетности по ответственной цепочке поставок;
• разработка и проведение обучения сотрудников, участвующих в работе Системы.

При необходимости к комплексной проверке поставщика минерального сырья может быть привлечено структурное подразделение Заполярного филиала или Кольской ГМК по направлению деятельности.

Обучение руководителей и сотрудников

Особенность производственного процесса Компании заключается в том, что практически все поставщики минерального сырья входят в Группу компаний «Норникель», то есть являются внутренними поставщиками Компании, за исключением одного внешнего поставщика, поставляющего минеральное сырье в отчетном периоде в Заполярный филиал.

Таким образом, обучение, проводимое в 2021–2022 годах внутри Группы на предприятиях Кольской ГМК, Заполярного филиала, ООО «Медвежий ручей» и Быстринского ГОКа, фактически являлось обучением сотрудников этих предприятий как поставщиков минерального сырья.

Все сотрудники «Норникеля», включая руководителей, обязаны соблюдать требования Политики и Кодекса. Компания проводит тренинги для сотрудников и руководителей по внутренним политикам и процессам, а также тренинги по обновлениям в требованиях как внутренних, так и международных стандартов в области ответственных цепочек поставок. Сотрудники, ответственные за реализацию и контроль соблюдения процедур Системы проверки ЦП, дополнительно проходят углубленные обучающие модули в рамках установленных компетенций.

Принципы ведения ответственной цепочки поставок и применения инструментов Системы освещаются также в рамках внутренних семинаров и тренингов на разные темы, например в рамках темы прав человека или обучения по вопросам охраны окружающей среды, социальной ответственности и корпоративного управления (далее — ESG). Дополнительно к этому в «Норникеле» уделяется значительное внимание обучению по подготовке к отраслевым и ESG-аудитам.

Обучающие мероприятия по теме управления цепочкой поставок можно условно разделить на следующие группы:

1. Углубленные тренинги по ответственной цепочке поставок и Системе проверки ЦП, в том числе охватывающие применимые стандарты и требования регуляторов и инициатив (ЛБМ, RMI и др.);
2. Общие обучающие мероприятия по ESG, включающие в себя разделы по ответственной цепочке поставок и Системе проверки ЦП;
3. Семинары по подготовке к аудитам и ознакомлению со стандартами и инициативами, включающие в себя разделы по ответственной цепочке поставок и Системе проверки ЦП.

Суммарно в 2021–2022 годах для руководителей и сотрудников Главного офиса, Заполярного филиала, ООО «Медвежий ручей», Кольской ГМК и Быстринского ГОКа было организовано 10 тренингов, охватывающих тему ответственной цепочки поставок и Системы проверки ЦП В периметр обученных специалистов Группы также входят внутренние поставщики минерального сырья, входящие в Группу. .

Дополнительно в рамках общего обучения сотрудников были проведены тематические семинары по подготовке к аудитам и ознакомлению с отраслевыми стандартами и инициативами. Суммарно время данного обучения составило 438 часов, обучение прошли более 400 сотрудников.

Система контроля и прозрачности поставок

«Норникель» на системной основе осуществляет контроль движения сырья по всей цепочке поставок, а также постоянно совершенствует механизмы обеспечения прозрачности и качества при приемке сырья на предприятиях. Система проверки ЦП дополняет имеющуюся практику контроля цепочки поставок, обеспечивая соблюдение необходимых требований Руководящих принципов ОЭСР.

На предприятиях Компании существует система внутреннего контроля минерального сырья, получаемого от поставщиков. Для каждого горно-металлургического актива Группы разработана система приемки и учета сырья для контроля его качественных и количественных характеристик. Поставки минерального сырья контролируются производственными подразделениями предприятий, а также внутренними структурными подразделениями, участвующими в приемке и переработке сырья. Приемка сырья и сверка качественных и количественных показателей производится для подтверждения отсутствия противоречий условиям заключенного договора поставки сырья на основе применимых государственных инструкций о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству.

При осуществлении сверки поставляемого сырья проверяются первичные учетные документы, оформляемые поставщиком, и транспортные сопроводительные документы.

Все соответствующие документы и данные хранятся не менее пяти лет. Документы по проведенным комплексным проверкам в отношении поставщиков минерального сырья хранятся также в электронных файлах на серверах Компании.

Автоматизация закупочных процессов

В Компании управление взаимодействием с поставщиками автоматизировано на единой электронной платформе SAP SRM От англ. System Analysis Program Supplier Relationship Management — SAP «Управление взаимоотношениями с поставщиками». .

Информация о закупках размещается на сайте «Норникеля». Для потенциальных поставщиков и партнеров на платформе SRM предоставлена возможность онлайн-информирования по закупкам всех категорий закупаемой продукции. Кроме того, система позволяет формировать и выгружать отчеты по закупочным процедурам и иные необходимые документы, что значительно упрощает процесс документооборота с поставщиками.

Доступ к SRM предоставляется бесплатно и не требует наличия электронной подписи для регистрации и работы в системе. С целью оптимизации процедур взаиморасчетов в Группе применяется электронный документооборот. Существующая система управления документацией регулярно обновляется с целью повышения эффективности и прозрачности процесса закупок для всех его участников.

Взаимодействие с поставщиками

Включение требований по ответственной цепочке поставок в договоры с поставщиками

«Норникель» ожидает от своих контрагентов соблюдения ESG-требований, которых придерживается сама Компания. В 2021–2022 годах в договоры с поставщиками минерального сырья, а также в типовые формы соглашений и Общие условия договоров с остальными поставщиками Имеются ввиду поставщики товаров, работ и услуг. был внесен пункт о необходимости соответствия ESG-требованиям Компании Имеются ввиду ESG-требования Политики и Кодекса. . Также поставщики были проинформированы о возможности обращения в Службу корпоративного доверия «Норникеля», которая является базовым механизмом Компании для работы с жалобами и обращениями Подробнее о функционале Службы корпоративного доверия читайте в подразделе «Служба корпоративного доверия» .

ESG-требования «Норникеля», изложенные в положениях Кодекса и Политики, затрагивают следующие области:

• права человека и трудовые отношения;
• охрана окружающей среды;
• борьба с коррупцией;
• выполнение рекомендаций Глобального договора ООН.

Кроме того, для предупреждения случаев коррупции в договоры с поставщиками включена антикоррупционная оговорка, закрепляющая взаимное понимание сторонами договора недопустимости коррупционных правонарушений. Оговорка фиксирует обязанность сторон договора своевременно информировать другую сторону о выявлении возможных коррупционных рисков и проведении соответствующих проверок, а также предусматривает основания для расторжения договора или применения иных мер ответственности в случае, если контрагент нарушит антикоррупционную оговорку или будет доказана его неправомерная деятельность.

Обучение поставщиков

Компания уделяет значительное внимание развитию осведомленности поставщиков и проводит обучающие мероприятия с целью повышения уровня зрелости их практик в области устойчивого развития и ответственной цепочки поставок. Так как практически все поставщики минерального сырья являются внутренними, входящими в Группу, их обучение отражено в подразделе «Обучение руководителей и сотрудников». В отчетном периоде также был проведен тренинг для внешнего поставщика минерального сырья, не входящего в Группу, охватывающий аспекты ответственной цепочки поставок и Системы проверки ЦП, а также применимых стандартов и инициатив (RMI и др.).

Помимо обучения Компания также консультирует своих поставщиков минерального сырья по применению международных стандартов в области устойчивого развития и обеспечивают их методическими материалами. Такие материалы содержат информацию по основным направлениям деятельности в области устойчивого развития, а также ключевые требования и подходы стандартов по обеспечению ответственной цепочки поставок минерального сырья.

Важной частью взаимодействия с поставщиками является проведение рабочих встреч с руководителями и специалистами компаний-поставщиков для разъяснения стандартов «Норникеля» в области устойчивого развития и особенностей проведения процедуры комплексной проверки цепочки поставок минерального сырья.

Служба корпоративного доверия

С 2010 года в «Норникеле» функционирует «Служба корпоративного доверия» (далее — Служба). Компания создала Службу с целью своевременного обеспечения объективной и достоверной информацией руководителей Группы о выявленных злоупотреблениях, хищениях, коррупционных проявлениях, мошенничестве и иных нарушениях для принятия эффективных управленческих решений.

Заинтересованные стороны могут сообщать в Службу о нарушениях законодательства и внутренних политик Компании. Это позволяет руководству «Норникеля» своевременно получать информацию о возможных нарушениях и принимать управленческие решения для разрешения вопросов и предотвращения наступления аналогичных ситуаций в будущем.

Обращения могут быть анонимными, при их рассмотрении соблюдается конфиденциальность, объективность и беспристрастность, какое-либо преследование исключается.

«Норникель» предоставляет несколько способов подачи обращений: по электронной почте skd@nornik.ru, по телефонам 8(800)700-19-41, 8(800)700-19-45 или через форму на странице Службы корпоративного доверия, размещенной на сайте Компании, а также письмом по адресу: 1-й Красногвардейский проезд, д. 15, Москва, Россия, 123100, Служба корпоративного доверия ПАО «ГМК «Норильский никель».

Обращения обрабатываются и разрешаются в соответствии с утвержденным в Компании Порядком функционирования Службы корпоративного доверия. Статистика обращений рассматривается на заседаниях Комитета Совета директоров по аудиту и публикуется в Отчете об устойчивом развитии. Отчеты на ежеквартальной основе направляются в подразделения Группы. Эффективность работы Службы оценивается Вице-президентом — руководителем Блока внутреннего контроля и риск-менеджмента, Комитетом по аудиту Совета директоров Компании, а также сотрудниками Группы при проведении исследования вовлеченности.

В 2022 году Порядок функционирования Службы был обновлен, в него была включена новая тема классификатора обращений, связанная с ответственным выбором поставщиков минерального сырья. Обращения данной темы классифицированы на связанные с нарушением поставщиками сырья Политики или Кодекса, а также связанные с рисками Руководящих принципов ОЭСРПодробнее о рисках Руководящих принципов ОЭСР читайте в разделе «Выявление и оценка рисков в цепочке поставок». В 2022 году обращений по теме «Ответственный выбор поставщика» в Службу не поступало.